Forside Kundecases John stod midt i væksten. Krista skabte strukturen.

John stod midt i væksten. Krista skabte strukturen.

Har du nogensinde tænkt over, hvad der sker inde i en virksomhed, når flere selskaber med hver deres systemer, kulturer og vaner pludselig skal fungere som ét? Måske ikke. Men det måtte John Hansen mærke på egen krop. Løsningen blev ikke at få bedre styr på endnu en opgave på sit bord. Det blev at få den væk derfra.

 

John Hansens arbejdsplads er på få år vokset gennem den ene opkøbsrunde efter den anden og er i dag en del af den den europæiske sikringskoncern Heras, med danske afdelinger i Hvidovre, Havdrup, Fredericia, Kibæk, Skanderborg og Aalborg.

Blandt kunderne er nogle af landets mest kritiske adresser. Og midt i al den vækst landede en helt central, men usynlig opgave på Johns bord: Indkøb.

Fem selskaber. Ét kaos.

John Hansen er i dag CPO for Perimeter Security hos Heras. Han har aldrig kaldt sig indkøbsmand. Alligevel endte ansvaret for hele virksomhedens indkøb hos ham – oven i en kalender fyldt med perimetersikring, en teknisk afdeling og QHSE.

”Jeg kunne godt drive en perimetersikringsafdeling. Jeg havde en teknisk afdeling, og jeg havde også QHSE under mig – og så havde jeg lige indkøbet oveni,” siger John Hansen.

Da virksomheden voksede gennem opkøb efter opkøb, fulgte hvert nyt selskab med sin egen indkøbsafdeling, sine egne leverandøraftaler og sine egne vaner. Nogle steder havde man flere aftaler med samme leverandør på forskellige vilkår. Andre steder kunne ingen sige præcis, hvem der egentlig sad med ansvaret.

Indkøb som ingen egentlig ejede.

Konsekvenserne var til at tage at føle på. Lageret voksede sig stort, fordi ingen havde det fulde overblik over, hvad virksomheden egentlig havde liggende, og varenumre blev duplikeret, når medarbejdere oprettede deres egne, fordi de ikke kunne finde dem, der allerede fandtes.

Samtidig var frustrationen til at mærke i hverdagen, når materialer ikke nåede frem til tiden.

 

”Vi har nogle af de allerstørste kunder, og de venter ikke på, at vores indkøbsafdeling lige når det. Vi har slået os på, at vi er gode til, at få det til at fungere – og det var den bekymring, der virkelig fyldte: At vi kunne komme til at miste kunder, hvis ikke vi levede op til deres forventninger,” siger John Hansen.

Tid til et blik udefra.

John Hansen vidste, han ikke kunne løse det alene, mens han samtidig stod midt i integrationen af de nye selskaber. Gennem kollegaen Brian Thordal kom han i kontakt med Krista Juhl fra Attent, og der blev lagt en plan. Kristas første skridt var ikke et regneark, men en rundtur: Hun besøgte alle lokationer, satte sig ned med medarbejderne og spurgte ind til deres hverdag.

 

”Vi fandt hurtigt ud af, at det var langt mere end indkøb. Det var lige så meget lagerfunktionen, der ikke understøttede dem. De første mange uger kunne jeg slet ikke finde ud af, hvem der egentlig arbejdede med indkøb, og hvad de helt konkret lavede,” siger Krista Juhl, der er ansvarlig for området forretningsudvikling og ledelse i Attent.

 

Analysen blev til et farvekodet overblik – rødt, gult og grønt – og fem forskellige modeller for, hvordan organisationen kunne se ud fremover.

En rigtig supply chain-afdeling.

Løsningen landede ikke som en hurtig reparation af indkøbsafdelingen, men som noget større.

”Jeg sagde til John, at jeg gerne ville foreslå, at vi fjernede indkøb fra ham. Vi skulle ikke bare bygge en ny indkøbsafdeling – vi skulle skabe en rigtig supply chain-afdeling, med indkøb, lager og procesudvikling samlet ét sted, direkte under direktøren,” siger Krista Juhl.

Det krævede, at John Hansen gav slip på en opgave, han længe havde båret alene – og han gjorde det uden tøven:

”Jeg havde troet, at vi havde en indkøbsfunktion. Det havde vi reelt ikke. Opgaverne var spredt ud over hele organisationen, og flere løste de samme ting,” siger John Hansen

”Jeg kunne ikke pege på én person og sige: “Det her er jeres indkøber,” supplerer Krista.

Underskrevet "indkøbsafdelingen".

I dag ledes den nye supply chain-afdeling af Oliver Fuglsang, mens John Hansen selv er tilbage ved sit kerneområde, perimetersikring. Effekten kan måles: Lagersvindet er faldet markant, PO-numre er indført på alle indkøb, og leverancerne kommer til tiden.

”For en måned eller to siden kom der en mail fra Heras om, at der nu skulle være PO-numre på alle indkøb. Mailen var underskrevet “Indkøbsafdelingen”. Det gjorde mig oprigtigt glad, fordi det var et meget konkret tegn på, at funktionen nu eksisterer og virker,” fortæller Krista.

 

”Den vigtigste værdi for os er, at vi får meget mere fremdrift og sikkerhed i, at projekterne bliver udført til tiden. Lagerbeholdningen er reduceret markant, og vi har fået skabt en organisation, med tydelige roller og ansvar.

”Valget står mellem at holde fast i gamle arbejdsgange eller at udfordre dem og skabe noget bedre. Vi er ikke i tvivl om, at forandring og udvikling har været den rigtige vej for os”, slutter John Hansen.

Besøg Heras her

Giv en briefing. Så giver vi en idé.

Brug for hjælp til en udfordring? Så lad os tale sammen i fortrolighed og uden forpligtelser. Hvis du er klar med ambition og perspektiv, er vi klar med rådgivning, der baner vejen.