Strategien er besluttet. Men hvad skal gennemføres først?

Et PMO (Project Management Office) arbejder for at skabe overblik og fremdrift i virksomhedens projekter. Når flere initiativer konkurrerer om de samme ressourcer, hjælper PMO’et ledelsen med at prioritere og skabe klarhed om rækkefølgen, så strategiske ambitioner kan blive til handling.

Hvis alt er vigtigt, er intet vigtigt – hvem beslutter så, hvad der skal prioriteres?

Det er et velkendt scenarie i mange virksomheder: Strategien for det nye år er godkendt, ambitionerne er høje, og alle projekterne understøtter strategien. En strategi bliver ikke nødvendigvis til virkelighed, bare fordi projekterne er søsat. Organisationen skal også have kapaciteten til at gennemføre dem.

Forestil jer, at I allerede er godt i gang med en systemimplementering, en organisationsændring og oveni også et vækstinitiativ. Alle tre projekter kræver tid fra de samme nøglemedarbejdere og specialister, som også skal holde driften kørende.

Det skaber hurtigt et stort pres på organisationen, og projekterne begynder at spænde ben for hinanden. Projektlederne forsøger at holde tidsplanerne, mens nye opgaver og den daglige drift kræver medarbejdernes opmærksomhed.

Travlhed bliver det nye normale. Medarbejderne løber hurtigere, og udviklingsopgaverne bliver skubbet. Men travlhed er ikke nødvendigvis det samme som fremdrift. For når ledelsen ikke prioriterer, forsvinder beslutningerne ikke. De flytter bare ud i organisationen.

Så må projektledere og medarbejdere selv afgøre, hvad der skal løses først. Men de har ikke nødvendigvis overblikket over, hvilke projekter der skaber størst værdi for virksomheden.

PMO som bindeled mellem ledelse og projektteams

Det handler om at skabe et fælles grundlag for at beslutte, hvilke projekter der skal komme først, og hvilke der må vente. Her kan et PMO hjælpe ledelsen med at træffe beslutninger på et bedre grundlag.

Hos Attent arbejder vores PMO-konsulenter i kundens organisation, tæt på både ledelse, projektledere og specialister. De skaber overblik over virksomhedens projekter, ressourcer og afhængigheder på tværs af organisationen.

På den måde kan PMO’et synliggøre ressourcekonflikter og risici i tide, så ledelsen får mulighed for at prioritere, før udfordringerne bremser fremdriften. Hvilke spørgsmål bør ledelsen så kunne svare på, før et projekt sættes i gang - og undervejs? Det kan du læse om nederst på siden.

Fra beslutning til handling

En prioritering gør først en forskel, når den bliver omsat til handling. Derfor skal ledelsens beslutninger være tydelige for dem, der skal føre projekterne ud i livet. Hvad skal prioriteres? Hvad må vente? Og hvem gør hvad og hvornår?

Her hjælper PMO’et med at omsætte beslutningerne i projekterne. Det koordinerer arbejdet på tværs af projekter og afdelinger og sørger for, at de relevante medarbejdere kender beslutningerne. Når medarbejderne ved, hvad der kommer først, kan de lettere fokusere på de vigtigste opgaver.

Også når planen ændrer sig.

Prioriteringer kan ændre sig, efterhånden som projekterne skrider frem. Forsinkelser, nye risici eller ændringer i virksomhedens kapacitet kan gøre det nødvendigt at justere planen. Derfor er prioritering en løbende ledelsesopgave. Her hjælper PMO’et med at bevare overblikket. Det følger projekternes udvikling, synliggør konsekvenserne af ændringer og giver ledelsen et grundlag for at justere kursen i tide.

Er strategien klar, men kniber det med fremdriften?

Så lad os tage en snak om, hvordan en PMO-konsulent fra Attent kan hjælpe jer med at skabe overblik, prioritere ressourcerne og få mere fremdrift i jeres vigtigste projekter.