Er du forberedt på den på kommende kontrol med ikke-registrerede bogføringssystemer?

Fra 1. januar 2025 skal virksomheder, der bruger ikke-registrerede bogføringssystemer, leve op til nye krav fra bogføringsloven, hvis deres regnskab følger kalenderåret. For virksomheder med en forskudt regnskabsperiode vil kravet træde i kraft tilsvarende forskudt. Det betyder, at du som virksomhed allerede nu bør forberede dig på, hvordan kontrollen vil foregå, og hvad der forventes af dokumentation.

I denne artikel får du et overblik over de vigtigste forhold, så du kan sikre, at du undgår sanktioner og er godt rustet til at håndtere de kommende ændringer.

Hvad er et ikke-registreret bogføringssystem, og hvem bruger det?

Et ikke-registreret bogføringssystem er et digitalt system, som ikke er på Erhvervsstyrelsens liste over forhåndsgodkendte systemer. Du kan nemlig i stedet vælge at leve op til kravene for ikke-registrerede bogføringssystemer.

Typisk vælger virksomheder at bruge et ikke-registreret system, hvis de har specifikke behov, der går ud over, hvad et standardsystem kan tilbyde. Dette gælder ofte virksomheder, som har udviklet sig gennem tiden og tilpasset deres systemer for at kunne håndtere processer, der passer til netop dem eller deres branche.

Ved at bevare og tilpasse sit nuværende system til de nye krav, kan man undgå at starte helt forfra. Denne fleksibilitet er understøttet af Erhvervsstyrelsens bekendtgørelse om ikke-registrerede systemer, som du kan læse mere omher.

Det anslås, at op mod 100.000 virksomheder vil anvende et ikke-registreret bogføringssystem ved indgangen til 2025. Selvom det præcise antal og hvilke typer systemer, der anvendes, først bliver klart efter den næste indrapportering af årsrapporter, står det allerede nu klart, at mange virksomheder vil skulle forberede sig på de nye krav.

Typer af ikke-registrerede bogføringssystemer

• Legacy system (evt. i kombination med 3. parts systemer)
• Kombination af 3. parts systemer
• Registreret standard bogføringssystem i kombination med andre systemer
• Open source-system (evt. i kombination med 3. parts systemer)
• Eget udviklet bogføringssystem (evt. i kombination med 3. parts systemer)

Ved indsendelse af årsrapporten skal det også rapporteres, hvilken type ikke-registreret bogføringssystem der anvendes. Over 80 % af de virksomheder, der bruger ikke-registrerede bogføringssystemer, anvender såkaldte legacy-systemer, hvor udbyderen eller producenten ikke tilbyder systemet som et registreret standardsystem. Eksempler på sådanne systemer kan være C5, XAL, AX og NAV. Derudover findes der en del virksomheder, som bruger udenlandske bogføringssystemer, fordi de anvender samme system som deres udenlandske moderkoncern, hvor kravene til dansk bogføringslovgivning ikke nødvendigvis er en prioritet.

Heldigvis har de nye krav ført til, at markedet har udviklet standardløsninger, der kan lægges ovenpå disse systemer for hurtigt og effektivt at sikre, at de overholder de nye regler. Disse løsninger fås nu helt ned til under 1.000, - om måneden.

Pas på Compliance-fælden

Når du sikrer, at dit bogføringssystem lever op til kravene for ikke-registrerede bogføringssystemer, er det vigtigt at være opmærksom på den såkaldte compliance-fælde.

Mange udbydere af 3. parts systemer reklamerer med, at deres moduler er compliant, men de refererer ofte kun til enkelte krav, som deres løsning løser – ikke nødvendigvis hele compliance-kravet. Det betyder, at du ikke automatisk bliver compliant i sin helhed ved blot at tilføje enkelte moduler.

Derfor er det afgørende at sikre, at de services eller moduler, du eventuelt tilkøber, også inkluderer den nødvendige dokumentation og løbende opdateringer. På den måde sikrer du, at dit system forbliver compliant – også når bogføringsloven strammes med nye og opdaterede krav.

Bogføringsloven og digitaliseringen er i konstant udvikling, og det er vigtigt at være forberedt på fremtidige ændringer.

Hvordan kan du forvente, at kontrollen vil foregå?

Fra 2025 vil Erhvervsstyrelsen få bedre muligheder for at gennemføre målrettet og datadrevet kontrol med virksomheder, der anvender ikke-registrerede bogføringssystemer. Dette vil ske ved hjælp af en risikobaseret tilgang, hvor forskellige faktorer spiller ind for at identificere de virksomheder, der potentielt kan have udfordringer med at overholde kravene.

Som virksomhed skal du eller din revisor fremadrettet indberette nye oplysninger i forbindelse med dit årsregnskab. En af de nye oplysninger, som Erhvervsstyrelsen vil få indsigt i, er, om du anvender et ikke-registreret bogføringssystem. Derudover skal du angive typen af systemet samt, hvordan sikkerhedskopiering af data og bilag foregår, og hvor sikkerhedskopien opbevares. Hvis sikkerhedskopien opbevares uden for Danmark, skal du også indberette landekode og registreringsoplysninger for den udenlandske opbevaringsvirksomhed.

Skemaet nedenfor viser nogle af de faktorer, der kan indgå i Erhvervsstyrelsens risikobaserede kontrol:

Mulige datapunkter for Erhvervsstyrelsens risikobaserede kontrol

• Oplysning i revisors erklæring i årsrapporten
• Fravalg af revision
• Ikke-registreret bogføringssystem
• Manglende tilmelding til Nemhandel-netværket
• Manglende tilmelding til Peppol-netværket
• Ingen tilmelding til SAF-T ved Skat.

En oplysning i årsrapporten vil være en af de faktorer, der får de røde alarmklokker til at ringe. Hvis revisor reviderer eller foretager udvidet gennemgang på dit årsregnskab, er revisor forpligtet til at give denne oplysning, hvis din virksomhed ikke lever op til kravene i bogføringsloven.

Andre faktorer, der kan påvirke risikoen for kontrol, inkluderer fravalg af revision og manglende tilmelding til netværk som Nemhandel og Peppol samt SAF-T-indberetning til Skat.

Med digitaliseringen får Erhvervsstyrelsen altså langt bedre muligheder for præcist at identificere, hvilke virksomheder de bør fokusere på i deres kontrol. Derfor er det endnu vigtigere at have styr på dokumentationen, da manglende overholdelse af kravene kan resultere i sanktioner.

Heldigvis behøver det ikke at være en kompleks proces. Markedet for digitale bogføringssystemer har udviklet sig markant, og dette giver langt flere virksomheder mulighed for at opnå de fordele, der følger med kravene og digitaliseringen, som tidligere var forbundet med store omkostninger, hvis man skulle gå til sin ERP-konsulent for at få opfundet “den dybe tallerken”.

Bøder og risici: Når et systemskifte kan koste mere end bødestraffen

Selvom der kan blive tale om bøder på op til 1,5 millioner kroner, afhængigt af virksomhedens størrelse og overtrædelsens alvor, kan det for mange virksomheder være en endnu større udfordring at miste muligheden for at anvende et ikke-registreret bogføringssystem.

For virksomheder, der har tilpasset deres systemer til særlige behov, kan et påbud om at skifte til et standardiseret system medføre både store omkostninger og forstyrrelser i driften. Derfor er det vigtigt at sikre sig, at man lever op til kravene.

Gennemgå evt. den tjekliste, som også din revisor har fået adgang til fra Erhvervsstyrelsen, og bliv samtidig guidet igennem de enkelte krav på listen med compliance-guiden, der indeholder videoer, så du kan få styr på både krav og dokumentationen på under 1 time.

Skematisk oversigt over bødeniveauer for overtrædelse af bogføringsloven:

De positive gevinster ved kravene til ikke-registrerede bogføringssystemer

Kravene til ikke-registrerede bogføringssystemer har bragt mange positive forandringer med sig. Som allerede nævnt har disse krav medført en markant vækst i markedet for udviklere af digitalisering og automatisering. Det har resulteret i lavere priser og løsninger, som tidligere var nærmest økonomisk uoverkommelige for SMV-virksomheder.

Udbydere af bogføringssystemer, der oprindeligt var skeptiske over for de nye krav fra Erhvervsstyrelsen, har nu indset, at forretningscasen er blevet langt bedre, og denne udvikling kommer også dig til gode som bruger af et ikke-registreret bogføringssystem.

Et konkret eksempel er afsendelse af e-fakturaer, hvor priserne er faldet så markant, at det for nogle virksomheder faktisk er blevet en økonomisk fordel at investere i en compliancepakke – og det er uden at medregne den tid, der spares på automatisering. I de kommende år vil vi sandsynligvis se flere krav til systemer, som først vil påvirke standardsystemerne og derefter medføre ny funktionalitet for brugere af ikke-registrerede systemer. Denne udvikling, ofte omtalt som "positiv nudging", er i virkeligheden det, som Erhvervsstyrelsen allerhelst vil fremme – nye muligheder og teknologiske forbedringer vil drive virksomhederne mere end kontroller og sanktioner.

Afslutningsvis er det værd at nævne et nyt lovforslag, der lige nu behandles i Regelforum og forventes at sikre, at offentlige forsyningsvirksomheder fremover skal kunne sende e-fakturaer. Når først det offentlige begynder at sende e-fakturaer, vil det ikke bare være et krav, men også en nødvendighed at kunne modtage fakturaer som data i stedet for PDF.